Im Internet kursieren zahlreiche Vorlagen und Muster für die Erstellung von Vergabevermerken – die meisten sind veraltet oder unvollständig und damit unbrauchbar. Dabei ist die eigenständige Erstellung des Vergabevermerks eine der wesentlichen Aufgaben des öffentlichen Auftraggebers, die er auch nicht delegieren kann! Der Transparenzgrundsatz verlangt, dass die einzelnen Schritte der Vergabe nachvollziehbar dokumentiert werden – nachvollziehbar vor allem für den Rechnungsprüfer und die Vergabekammer.
Vergabeblog stellt Ihnen die Vorlage eines mustergültigen Vergabevermerks zur Verfügung – natürlich wie immer kostenlos. Gleichwohl gilt: Muster von Vergabevermerken ersetzen nicht die eigene Denkarbeit.
(Vorbemerkung: Am Ende des nachfolgendes Textes finden Sie den Link um die Mustervorlage herunterzuladen).
Die VOB/A und VOL/A geben Hinweise, welche Mindestinformationen in die „Dokumentation“ gehören. Das Vergaberecht ist kompliziert, keine Frage. Was muss also dokumentiert werden und in welcher Intensität?
Dies sind Fragen, mit denen sich die ausschreibenden Stellen auseinandersetzen müssen. Die Arbeitshilfe des BMVBS zum Erstellen von Vergabevermerken umfasst satte 151 Seiten! Es überrascht nicht, dass bei der Erstellung eines Vergabevermerks zunehmend Unsicherheit besteht. Aus diesem Grunde klammern sich auch viele Vergabestellen an Vorlagen und Muster und folgen diesen blind.
Die Vorlagen aus dem Internet zur VOL/A berücksichtigen jedoch durchgehend nicht, dass die Vergabestelle z.B. immer dann, wenn sie von einem Grundsatz im Vergaberecht abweichen will, dies zu begründen und zu vermerken hat. Zu begründen und zu vermerken sind etwa ein Abweichen vom Grundsatz des offenen Verfahrens, vom Grundsatz der Losaufteilung, vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung, vom Grundsatz der Eigenerklärungen etc.
Wir haben versucht, in unserer Vorlage möglichst alle Besonderheiten anzusprechen, die zu vermerken sind, wenn sie denn auftreten. Erschrecken Sie daher bitte nicht ob des Umfangs unserer Vorlage. Bei einfach gelagerten Fällen kann ein Vergabevermerk durchaus auch mal nur zwei Seiten lang sein. Keine Vorlage, auch nicht unsere, ersetzt die eigene Denkleistung des Bearbeiters. Wir nennen daher unsere Vorlage auch „Checkliste“. Den eigentlichen Vergabevermerk kann sie nicht ersetzen, unsere Checkliste bietet aber hoffentlich eine wertvolle Unterstützung für Ihre Arbeit und als Denkanstoß.
Wir haben die Vorlage mit größter Sorgfalt erstellt. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass gleichwohl keinerlei Gewähr für die Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der Vorlage übernommen werden kann. Verbesserungsvorschläge sind ausdrücklich erwünscht, nutzen die dazu bitte die Kommentarfunktion!
Einen herzlichen Dank für die Erstellung der Mustervorlage geht an unseren Autor, Rechtsanwalt Dr. Roderic Ortner [1] von der Kanzlei BHO Legal [2], Köln, München. Sie können die Mustervorlage hier [3] kostenlos als PDF-Dokument herunterladen.
