Der öffentliche Auftraggeber ist verpflichtet, die einzelnen Schritte des Vergabeverfahrens zu dokumentieren, siehe etwa § 24 VOL/A-EG. Unser Autor Dr. Roderic Ortner hat dazu unsere bereits bestehende “Mustervorlage Vergabevermerk” nochmals überarbeitet und diese an die aktuelle Rechtsprechung angepasst. Die Vorlage steht zum kostenloses Abruf zur Verfügung.
Diese Dokumentationspflicht des öffentlichen Auftraggebers hat verschiedene Zwecke. Zum einen soll nachvollzogen werden können, weshalb die verwendeten Haushaltsmittel (= Steuergelder) einem bestimmten Unternehmen zu Gute kommen und nicht den Wettbewerbern. Adressat ist also die Innenrevision und die Prüfbehörde, die die Akte durch die Brille des Haushaltsrechts und damit insbesondere unter den Gesichtspunkten der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit der Mittelverwendung prüft. Zum anderen soll aber auch nachvollzogen werden können, ob die vergaberechtlichen Regeln insgesamt eingehalten wurden. Adressat ist damit etwa die Vergabekammer. Vor allem dann, wenn sich der Auftraggeber in den Ausnahmen des Vergaberechts bewegt, hat er die Anwendbarkeit dieser Ausnahme zu begründen und dokumentieren, z. B., weshalb vom Grundsatz der Losaufteilung abgewichen wird oder weshalb eine Rahmenvereinbarung länger als vier Jahre laufen soll. Eine gute Aktenführung ist daher unerlässlich und sichert gleichzeitig den für die Vergabe zuständigen Sachbearbeiter / die Sachbearbeiterin ab („Wer schreibt, der bleibt“).
Die Checkliste “Mustervorlage Vergabevermerk / Dokumentation VOL” unseres Autors Dr. Roderic Ortner soll Ihnen dabei helfen, Fehler bei der Dokumentation des Vergabeverfahrens nach VOL zu vermeiden. Die bereits bestehende Vorlage wurde von ihm nochmals überarbeitet, um diese an die aktuelle Rechtsprechung anzupassen.
Sie können die “Mustervorlage Vergabevermerk / Dokumentation VOL” kostenlos im Mitgliederbereich des Deutschen Vergabenetzwerks (DVNW) [1] als beschreibbares Word-Dokument herunterladen. Die Mitgliedschaft im DVNW ist kostenlos, seht aber nur bei fachlichem Bezug zum öffentlichen Auftragswesen offen.
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