Elektronische Rechnungen sind praktisch, werfen aber viele Fragen auf. Darf ich eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen? Wie funktioniert beim elektronischen Dokument das Prüfungsverfahren? Und wie lange muss ich die Rechnung eigentlich speichern?
Der Branchenverband BITKOM hat die wichtigsten Regeln zusammengestellt.
Vorschriften wie die Pflichtangaben, die Aufbewahrungsfrist oder die Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ kurz und kompakt. Das Dokument beschreibt anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.
Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen im Überblick:
- Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
- Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
- Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
- Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
- Jede Rechnung muss lesbar sein.
- Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
- Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
- Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
- Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
- Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.
Der Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ steht hier zum kostenlosen Download [1]bereit.
Quelle: bitkom