Im Rahmen des 7. Deutsche Vergabetags [1] des Deutschen Vergabenetzwerks (DVNW) wird in dem Workshop B.2: „Digitalisierung der Vergabeverfahren: Schöne neue Welt? – Ein Werkstattbericht“ die Digitalisierung der Vergabeverfahren untersucht. Mit dem Paket zur Modernisierung des europäischen Vergaberechts wurde bereits im Jahr 2014 der Grundstein für eine weitgehende Digitalisierung der Vergabeprozesse gelegt. Ziel des europäischen wie des nationalen Gesetzgebers war es dabei, Vergabeverfahren durch den Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel zu vereinfachen und die Effizienz und Transparenz der Verfahren zu steigern. Gleichzeitig ging man davon aus, dass eine medienbruchfreie öffentliche Auftragsvergabe erhebliche Einsparpotenziale für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber biete würde (siehe etwa Gesetzesbegründung [2] zur VgV).
Inzwischen sind alle Übergangsfristen für die Einführung der elektronischen Verfahrensabwicklung abgelaufen und auch im Unterschwellenbereich hält die E-Vergabe zunehmend Einzug.
Vielfach gestaltet sich der Übergang in die neue digitale Welt aber eher holprig. Von Transparenz, Effizienz, Medienbruchfreiheit oder gar Einsparpotenzialen scheinen viele Abläufe weit entfernt. Der Abschied von Papier, handschriftlicher Unterschrift sowie Angebotsöffnung oder Verhandlungsgespräch in Präsenz vor Ort fällt offensichtlich deutlich schwerer als sich das die Normgeber 2014 und 2016 vorgestellt haben.
Dies wird u.a., aber nicht nur an den Entscheidungen der Vergabekammern und –senate zum Thema Pleiten, Pech und Pannen beim Hochladen über Plattformen, zu veralteter Software, zu fehlenden Signaturen, zur (durchaus gängigen) Forderung nach Stempel und Unterschrift trotz Textform, zur Angebotseinreichung über ein fremdes Benutzerkonto oder zur Frage der elektronischen Form der Vorabinformation deutlich.
Aber auch in der Praxis von Auftraggebern, Bietern und Beratern stellen sich immer wieder unerwartete rechtliche wie organisatorische Probleme beim Übergang von der analogen in die digitale Welt. Dabei bieten Plattform-Lösungen in manchen Fragen verlässliche und transparente Wege an, bei anderen sind die nicht immer vergaberechtskonformen ebenso wie nicht stets praxisgerechten Software-Gestaltungen selbst Teil des Problems. So sind etwa Vorgaben zur Verlinkung von Eignungsanforderungen, die Verwendung missverständlicher und zugleich nicht veränderbarer Dokumentenbezeichnung oder veralteter Formulare ebenso wie automatisch generierte, aber wesentliche Überlegungen außen vor lassenden, Vergabevermerke eher irreführend als hilfreich.
In gewisser Weise beruhigend lässt sich also feststellen, dass die Digitalisierung der Prozesse bei Weitem noch kein Ausmaß erreicht hat, das den menschlichen Einkäufer oder Bieter überflüssig machen würde. Im Gegenteil erfordert gerade der immer noch im Gang befindliche Transitionsprozess ein erhöhtes Maß an kluger, vorausschauender und rechtlich fundierter Organisations- und Prozesssteuerung.
Hierfür rechtliche wie praktische Hinweise und Denkanstöße zu geben, soll Ziel des Workshops sein.
Dabei soll in rechtlicher Hinsicht zunächst ein Überblick über die aktuelle Rechtsprechung zu Themen der digitalen Vergabe gegeben werden. Ergänzt wird dieser Teil durch Rechtsfragen zu E-Vergabe-Prozessen, die sich in Praxis der beiden Referenten gestellt, die aber (bislang) noch nicht ihren Eingang in die veröffentlichte Rechtsprechung gefunden haben. Schließlich soll auch der – auch für die Rechtssicherheit und Transparenz der Vergaben – zentrale Punkt der Prozess-Organisation beleuchtet werden. Dabei geht es etwa um Fragen der Datei-Speicherung vor und nach Abschluss der Vergabe, die Erstellung der notwendigen Vergabedokumentation mit und ergänzend zur Plattform generierten Dokumentation, um verwendete Dateiformate und Dateinamen, um Zugriffsberechtigungen oder um Strukturvorgaben beim Hochladen von Unterlagen.
Der Workshop wird gestaltet von Dr. Rut Herten-Koch, Fachanwältin für Vergaberecht und Partnerin der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft sowie Falk-Alexander Kuntze, Koordinator Vergabestelle der AOK Nordost.
Im Anschluss freuen sich die Referenten auf einen regen – digitalen – Austausch zu Licht- und Schattenseiten der digitalen Vergabeprozesse.
Der Workshop wird folgende Themen beinhalten:
– Aktuelle Rechtsprechung zur E-Vergabe, insb. zu technischen Problemen bei Angebotseinreichung über eine Plattform, zu Formanforderungen und zur sonstigen Kommunikation über die Plattform
– Praxisbericht zu Freud und Leid der digitalen Abwicklung von Vergaben
– Rechtliche Anforderungen an Verhandlungsgespräche über Videokonferenzen
Im Rahmen des 7. Deutschen Vergabetags digital [3] steht Ihnen im ersten Teil des Workshops ein Vortragsvideo mit einer Länge von rund 45 Minuten als abrufbarer Stream zur Verfügung. Im zweiten Teil, der Frage-Antwort-Session, stehen die Vortragenden live Rede und Antwort. Via Chat können Fragen gestellt und Meinungsbeiträge eingebracht werden. Die Frage-Antwort-Sessions werden aufgezeichnet und anschließend zum Nachschauen bereitgestellt. Sollten Sie weitere Fragen haben, können die Vortragenden über die Tagungsplattform weiterhin kontaktiert werden.
Das Programm bietet aber natürlich noch viel mehr. Der Praxisbereich des 7. Deutschen Vergabetags digital wartet wie immer mit zwölf Workshops und vier Innovationsforen auf, sowie Vorträgen von Top-Expertinnen und Experten aus Rechtsprechung, Forschung und Praxis. Das vollständige Programm und eine Anmeldungsmöglichkeit finden Sie hier [3].
Ein lohnender Tipp: Als DVNW-Mitglied können Sie von einem Mitglied-Special Gebrauch machen. Im geschützten Mitgliederbereich auf der Startseite des Deutschen Vergabenetzwerks (DVNW) [4] finden Sie eine Anmeldemöglichkeit zu vorteilhaften Konditionen. Die Mitgliedschaft im Deutschen Vergabenetzwerk (DVNW) ist kostenlos und in wenigen Schritten geschafft: Zum Antrag geht hier [5]!