„Bericht über die Funktionsweise des CPV-Systems“

So könnte die deutsche Übersetzung des „Final report of the functioning of CPV-Codes/System“ lauten, den das Beratungsunternehmen RAMBOLL Management und der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) Ende 2012 der EU-Kommission vorgelegt haben. Die Kommission hat diesen Bericht erstaunlich schnell der Öffentlichkeit zugänglich gemacht ^[1]. Nachfolgend werden die wesentlichen Ergebnisse vorgestellt, die der Projektleiter der Studie, Robert Kröber, auch im Rahmen der letzten Sitzung der Regionalgruppe Berlin-Brandenburg des Deutschen Vergabenetzwerks (DVNW) ^[2] erläuterte.

Umfang der Studie

Die Studie umfasst rund 130 Seiten nebst 30 Seiten Anhang. Untersucht wurden 496.000 Veröffentlichungen in TED aus den Jahren 2009 bis 2011 (die Gesamtzahl der Veröffentlichungen in diesem Zeitraum betrug 1.166475). Daneben wurden 25 Experten-Interviews sowie eine Online-Befragung durchgeführt, an der sich 12.000 Nutzer beteiligten. Zum Nachweis fehlerhafter CPV-Kodierungen wurden 450 Dokumente im Detail analysiert. Eine Analyse der – der spärlich vorhandenen – Fachliteratur rundete das ganze ab.

Ergebnisse

Die Studie liegt lediglich in englischer Sprache vor und wird soweit bekannt nicht ins Deutsche übersetzt werden. Die Management Summary macht folgende Aussagen:

Vorschläge für die existierende CPV

1. Die CPV als mehrsprachiges Klassifikationssystem sollte beibehalten werden. Sie sollte jedoch verbessert werden.

2. Der Detaillierungsgrad der CPV mit fast 9500 Kodes sollte reduziert werden. Das ergänzende Vokabular sollte vollständig entfallen, da es nicht genutzt wird.

3. Alle Elemente der CPV sollten überprüft werden. Die selten genutzten Kodierungen sollten entfallen und, soweit Probleme mit der Struktur der CPV bestehen, diese überarbeitet werden.

4. Für Bau-Ausschreibungen sollte die Struktur der CPV komplett überarbeitet werden. Sie sollte Unterscheidungen, die in der Industrie im allgemeinen verwendet werden, beachten, um die hohe Zahl der nicht korrekt klassifizierten Ausschreibungen zu reduzieren.

5. Ausschreibenden Stellen sollten bessere Hilfestellungen und bessere Suchmöglichkeiten angeboten werden, um das Auffinden passender CPV-Kodes zu erleichtern.

Vorschläge für eine künftige CPV

1. Die Nutzerfreundlichkeit der Funktionen in TED und SIMAP für ausschreibende Stellen und Nutzer der Datenbank sollte erhöht werden. Dabei sollten interaktive Instrumente wie webbasierte Seminare, Informationssysteme auf WIKI-Basis und Feedback-Mechanismen sowohl für ausschreibene Stellen als auch die anbietende Wirtschaft integriert werden.

2. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten die CPV mit einem e-Procurement-System zu kombinieren. Dies sollte im Detail untersucht werden.

3. Es sollte eine Versionsfreigabe-Struktur für neue Versionen der CPV eingeführt werden, die kleinere und größere Updates unterscheidet. Momentan ist für Dritte nicht ersichtlich, wie es zu neuen Versionen der CPV kommt. Dies sollte transparenter gemacht werden, da Beteiligte wie die TED-Lizenznehmer, die die Daten im Rahmen eigener Datenbankangebote weiterverarbeiten, diese Umstellungen nachvollziehen müssen. Dabei sollten die Nutzer der TED-Datenbank in einem strukturierten Verfahren in die Wartung der CPV einbezogen werden.

Folgen

Die eigentlich für 2013 vorgesehene nächste Revision der CPV wird zur Einbeziehung der Ergebnisse der Studie höchst wahrscheinlich verschoben werden. Im Rahmen der Revision der derzeitigen EU-Vergaberichtlinien wird nach Informationen des Verfassers auch über eine Revision der Datenbank TED nachgedacht, um die Datenlage, die im Rahmen der derzeitigen statistischen Meldepflichten äußerst unbefriedigend ist, zu verbessern. ^[3]Fehlerhafte TED-Einträge

Tatsächlich finden sich nahezu täglich Beispiele für fehlerhafte CPV-Verwendungen in TED, da der Prozess der Veröffentlichungen in der Datenbank an keiner Stelle, nicht einmal stichprobenartig, kontrolliert wird. Das zuständige Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaft stellt sich auf den Standpunkt, dass alleine die ausschreibenden Stellen für den Inhalt der Veröffentlichungen in TED verantwortlich sind und man unter keinen Umständen – nicht einmal klar erkennbare – fehlerhafte Veröffentlichungen zurückweisen kann, da dies das Vergabeverfahren verzögern würde.

Um ihrem eigentlichen Zweck gerecht zu werden, muss die Datenbank TED, die, wenn auch nicht mehr gedruckt, immer noch offiziell den Namen „Supplement zum Amtsblatt S der Europäischen Gemeinschaften” führt, jedoch korrekt sein. Insofern müssen von allen beteiligten Stellen, den ausschreibenden wie auch dem Amt für Veröffentlichungen, Anstrengungen unternommen werden, die Qualität der Einträge zu verbessern. Vielleicht kann hierbei auch das zuständige Referat im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie als „umsetzende Stelle“ der derzeitigen und künftigen EU-Vergaberichtlinien in den entsprechenden Gremien der EU unterstützend tätig werden.

Der Autor Peter Cornelius war bereits 1985 Mitarbeiter eines Dienstleisters der EU-Kommission für die Datenbank TED. Von 1994 bis 2012 war er als Informationsvermittler mit dem Schwerpunkt Ausschreibungen tätig und hat den Dienst “Ted-Alert“ betrieben.

Thema im Deutschen Vergabenetzwerk (DVNW) diskutieren ^[4].