Ein Gastbeitrag von Susanne Müller-Kabisch

Immer wieder kommt es zwischen Vergabestellen und Bietern zu Kontroversen über die Behandlung von verspäteten Angeboten. Vielfach ist den Bieterunternehmen nicht bewusst, dass das Risiko des rechtzeitigen Angebotseingangs in der Vergabestelle im Wesentlichen bei ihnen liegt. Den Vergabestellen wiederum sind im Fall des verspäteten Eingangs von Angeboten die Hände gebunden. Auch das attraktivste Angebot muss zwingend bereits auf der ersten Prüfungsstufe ausgeschlossen werden, wenn es verspätet bei der Vergabestelle eintrifft. Sowohl für die Vergabestelle als auch für das Bieterunternehmen stellen verspätete Angebote daher ein Ärgernis dar. Rechtlich kompliziert wird es erst recht dann, wenn der Bieter sich bei der Abgabe des Angebots eines Kurier- oder Zustelldienstes bedient und die Vergabestelle ihrerseits bei der Entgegennahme der Angebote Empfangsvertreter oder Empfangsboten einschaltet. Dazu ein Fall aus der Praxis:

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Ein Gastbeitrag von Jan-Michael Dierkes

§ 15 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 VOB/A

Es gehört zu den originären Pflichten des Bieters, sein Angebot so eindeutig zu gestalten, dass es möglichst keine Fragen offen lässt. Die Angebotsinhalte müssen klar, vollständig und in jeder Hinsicht zweifelsfrei sein. Ergibt sich dennoch Anlass zur Aufklärung, so ist es in erster Linie Sache des Bieters, sich um eine umfassende Information des Auftraggebers zu kümmern. Es ist nicht die Aufgabe oder gar Pflicht des Auftraggebers, sich seinerseits so lange um Klärung zu bemühen, bis alle seine Zweifel oder Unklarheiten ausgeräumt sind. Kommt der Bieter einem berechtigten Aufklärungsbedarf nicht oder nur unzureichend nach, darf der Auftraggeber den Bieter wegen verweigerter Aufklärung aus dem Vergabeverfahren ausschließen. Dies hat die Vergabekammer Lüneburg mit Beschluss vom 03.11.2011 (VgK 47/2011) in aller Deutlichkeit so entschieden.

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Nicht erst seit dem Inkrafttreten der neuen Sektorenverordnung gewährt das Vergaberecht Auftraggebern, die auf dem Gebiet der Trinkwasser- oder Energieversorgung oder des Verkehrs tätig sind (vgl. zum Begriff der Sektorenauftraggeber § 98 Nr. 4 GWB), große Handlungsspielräume. In diesem Zusammenhang sei allein auf die freie Wahl der Vergabeverfahren verwiesen (vgl. § 6 SektVO). Hierdurch erhalten die Vergabestellen eine Flexibilität, die außerhalb des Sektorenbereichs oft vermisst wird. Wo auch diese Handlungsspielräume ihre Grenze finden, hat zuletzt das OLG München in seinem Beschluss vom 29.09.2009 entschieden.

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Welche Vergabestelle sieht es nicht gerne: Ein fachlich geeigneter Bieter gibt ein besonders kostengünstiges Angebot ab und liegt damit nach der Wirtschaftlichkeitsprüfung auf Platz 1. Das Ziel der Ausschreibung scheint erreicht. Gemäß § 101a Abs. 1 Satz 1 GWB werden die Bieter darüber informiert, dass dem Bestbieter der Zuschlag erteilt werden soll.

In den meisten Fällen lässt die Rüge eines Mitbewerbers jedoch nicht lange auf sich warten. Unter Verweis auf die Regelung des § 25 Nr. 2 Abs. 3 VOL/A bzw. § 25 Nr. 3 Abs. 1 VOB/A wird die Vergabestelle aufgefordert, das Angebot des Bestbieters wegen eines offenbaren Missverhältnisses zwischen Preis und Leistung auszuschließen. Zu Recht? Das OLG Düsseldorf entschied: Grundsätzlich Nein!

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Nimmt ein Bieter Änderungen oder Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen vor, ist das betreffende Angebot von der Wertung auszuschließen (vgl. § 25 Nr. 1 Abs. 1 lit. d) VOL/A bzw. § 25 Nr. 1 Abs. 1 lit. b) VOB/A). Dies gilt selbst dann, wenn die Erklärungen eines dem Angebot beigefügten Begleitschreibens die Verdingungsunterlagen abändern. Was aber gilt, wenn der öffentliche Auftraggeber selbst seine Verdingungsunterlagen nach Aufforderung zur Angebotsabgabe abändert?

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Es ist in der Vergabepraxis noch immer gang und gäbe, dass Bieter ihren Angeboten Begleitschreiben beifügen. Der Inhalt dieser Schreiben variiert. Er reicht von rein werbenden Angaben zur eigenen Leistungsfähigkeit bis zu ergänzenden technischen und/oder kaufmännischen Erläuterungen des Angebots. Die Begleitschreiben kommen dabei nicht selten auf einen Umfang von mehreren Dutzend Seiten. Die erheblichen rechtlichen Konsequenzen, die ein derartiges Begleitschreiben haben kann, werden jedoch oft verkannt:

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Ist das Angebot nicht unterzeichnet, muss es gemäß § 25 Nr. 1 Abs. 1 lit. b) VOL/A bzw. VOB/A von der Wertung ausgeschlossen werden. Dies ist bekannt und wird von den Bietern bei der Angebotserstellung zumeist berücksichtigt. Was muss ein Bieter aber beachten, wenn der Auftraggeber eine „rechtsverbindliche Unterschrift“ verlangt? Diese Frage musste das OLG München (OLG München, Beschluss vom 08.05.2009 – Verg 6/09) auf Basis des folgenden Sachverhalts beantworten:

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