Elektronische Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden sollen, müssen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU (siehe hier) künftig dem Standard XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) entsprechen. Der aktuell weitverbreitete Standard Rechnungen als PDF zu versenden, wird damit beendet, da diese nicht den Anforderungen entsprechen.

Die relevanten Daten der Rechnung müssen IT-seitig maschinenlesbar und ohne weitere Eingriffe verarbeitbar sein.

Auf der Empfängerseite werden öffentliche Auftraggeber verpflichtet elektronische Rechnungen nach dem neuen Standard entgegenzunehmen.

Der Zeitplan für die Umsetzung betrifft zunächst die Bundesbehörden. Oberste Bundesbehörden sowie Verfassungsorgane des Bundes sind bereits seit dem 27. November 2018 verpflichtet eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Alle anderen Bundeseinrichtungen haben eine um ein Jahr verlängerte Umsetzungsfrist zum 27. November 2019.

Für Einrichtungen der Länder und Kommunen sind die rechtlichen Umsetzungen der jeweiligen Bundesländer maßgeblich. Die EU-Richtlinie sieht als spätesten Umsetzungszeitpunkt den 18. April 2020 vor.

Auftragnehmer werden ab 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch an die Auftraggeber zu senden. Die Akzeptanz von Papier- oder reinen PDF-Rechnungen entfällt dann. Dennoch gibt es einige Ausnahmen von der Verpflichtung z.B.:

• Direktaufträge des Bundes mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 EUR netto;
• geheimhaltungsbedürftige Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich;
• Ausnahmen für Beschaffungen des Auswärtigen Dienstes sowie sonstige Beschaffungen im Ausland;
• die Bundesländer können über eigene E-Rechnungsgesetze und E-Rechnungsverordnungen abweichende Regelungen treffen.

Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO) finden Sie hier.

Mit Blick auf den Kalender werden sich Rechnungssteller und Empfänger mit dem Thema XRechnung beschäftigen müssen, da derzeit gängige Office-Produkte, die zur Produktion von Rechnungen verwendet werden, den neuen Standard noch nicht unterstützen. Dies stellt insofern vermutlich besonders kleinere und mittlere Unternehmen, wie z.B. Handwerksbetriebe, vor eine neue Herausforderung.

Verschiedene Anbieter am Markt liefern bereits Lösungen für Rechnungssteller, ihre Rechnungen in den neuen Standard zu formatieren und ihn an öffentliche Auftraggeber senden zu können.

Der Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) erreichen Sie hier. Zudem bietet die Plattform bund.de – Verwaltung digital (siehe hier) weitere Informationen zum Thema an.

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Als Lösungsanbieter im Bereich E-Vergabe und Vergabemanagement hat der Förderer des Deutschen Vergabenetzwerks (DVNW), die cosinex GmbH, sein Angebot um einen kostenfreien Service zur Erstellung von XRechnung-konformen eRechnungen mittels einfacher Erfassungsmasken erweitert (siehe hier). Für öffentliche Auftraggeber besteht über den Dienst die Möglichkeit, eine in diesem Format erhaltene Rechnung anzuzeigen, ggf. auszudrucken und auf ihre Gültigkeit zu überprüfen.

Quellen: Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat; Verband elektronische Rechnung (VeR); Cosinex GmbH