Mit dem Stichtag 25. Oktober 2023 wurde für EU-weite Bekanntmachungen die Verwendung von standardisierten Bekanntmachungsdokumenten, sogenannte eForms, verpflichtend. Damit werden oberschwellige Bekanntmachungen von öffentlichen Auftraggebern nur noch im Format eForms-DE über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an die europäische Ausschreibungsplattform Tenders Electronic Daily (TED) übermittelt.

Die Einführung von eForms läutet einen Paradigmenwechsel der Verwaltungsdigitalisierung ein: als standardisierte digitale Standardformulare lösen eForms die bisherigen PDF-basierten Formulare zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen ab. Mit eForms wird zum einen die Qualität der zur Verfügung stehenden Daten des öffentlichen Einkaufs erhöht, zum anderen steigert die Standardisierung die Quantität der Daten und ermöglicht damit, dass im Vergabeprozess eine wesentlich größere Menge an Informationen und Daten analysiert werden kann.

Rechtsgrundlage für eForms sind die Durchführungsverordnungen (EU) 2019/1780 und (EU) 2022/2303 der Europäischen Kommission, welche die Digitalisierung von Bekanntmachungsdokumenten in Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte festgelegt hat. Zur verpflichtenden Umsetzung und Einführung von eForms in Deutschland (eForms-DE) wurde die Vergabeordnung (VgV) durch Bundestag und Bundesrat entsprechend geändert (vgl. Bundesgesetzblatt vom 23. August 2023).

Der Datenservice Öffentlicher Einkauf ist die zentrale multifunktionale Serviceplattform in Deutschland, in dem veröffentlichungspflichtige Bekanntmachungen zu Vergabeverfahren von Bund, Ländern und Kommunen bereitgestellt werden. Mit der Integration des Standards eForms-DE im Datenservice Öffentlicher Einkauf wurde die Vergabeverordnung erfolgreich in Deutschland umgesetzt. Bekanntmachungsdokumente im neuen Standard können seit dem Stichtag empfangen, validiert, veröffentlicht und an TED weitergeleitet werden. Über den zentralen Bekanntmachungsservice (BKMS) werden die Daten schließlich publiziert und können von Bietern gefunden und abgerufen werden. Bieter bzw. Unternehmen müssen somit für öffentliche Ausschreibungen nicht mehr eine Vielzahl von Vergabeplattformen durchsuchen, sondern erhalten sämtliche relevante Ausschreibungen über einen vereinfachten Zugang.

Neben der Harmonisierung EU-weiter Vergabeverfahren fördert die Verwendung des Datenstandards eForms auch die Verwaltungsdigitalisierung. Durch die Verwendung weiterer Datenfelder werden Transparenz und Effizienz der Vergabeprozess für alle Beteiligten gesteigert: Beispielsweise lassen sich aus der verantwortungsvollen Nutzung von Daten eine Vielzahl wertvoller Informationen ableiten, um auf einer soliden Informationsgrundlage bestmögliche Entscheidungen zu treffen. Über die Kombination von eForms und weiteren Einkaufsdaten können zudem Simulationen erzeugt werden, um die Konsequenzen von Entscheidungen oder extern getriebenen Ereignissen (z. B. Wirtschaftsembargos, Pandemien) transparent zu machen. Darüber hinaus zahlt die Verwendung spezifischer Angaben auf die Steigerung der Nachhaltigkeit im öffentlichen Einkauf sowie die geforderten Nachhaltigkeitsanforderungen der EU ein, indem relevante Datenfelder im Standard eForms-DE vor Veröffentlichung der Bekanntmachung verpflichtend durch die Vergabestellen anzugeben sind.

Der Onlinedienst Datenservice Öffentlicher Einkauf wurde als Kooperationsprojekt des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI), des Beschaffungsamts des BMI (BeschA) und der Freien Hansestadt Bremen umgesetzt. Peter Büsing, Koordinator der Umsetzungsprojekts „Vergabe“ bei der Freien Hansestadt Bremen: „Bei der Digitalisierung eines komplexen Vorhabens wie dem öffentlichen Beschaffungs- und Einkaufsprozess hat sich gezeigt, dass der Einsatz von digitalen Standards ein wesentlicher Erfolgshebel ist. Standards schaffen Verlässlichkeit und Transparenz – nicht nur national, durch die Harmonisierung der Beschaffungsprozesse auf Bund-Länder-Ebene, sondern auch EU-weit.“

Zum 01. Oktober 2023 wurde das Umsetzungsprojekt offiziell abgeschlossen, die betriebliche und technische Verantwortung für den Datenservice Öffentlicher Einkauf ist damit offiziell an das BeschA übergegangen.

Frank Schmitz, Abteilungsleiter der Abteilung Beschaffungsmanagement und Zentrale Dienste des BeschA:

„Mit der erfolgreichen Umsetzung der digitalen Standardformulare für EU-weite Bekanntmachungen sind Bund, Länder und Kommunen fristgerecht „eForms-ready“. Ein wichtiger Schritt für einen strategischen Beschaffungsprozess, denn einheitliche Standards sind die Grundlage für die verlässliche Auswertung und verantwortungsvolle Nutzung von Daten, um einen transparenten und nachhaltigen, aber auch innovativen Beschaffungsprozess zu ermöglichen. Mit der Umsetzung von Standards und der Verwendung von Datenmodellen ebnen wir zudem den Weg für den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung – als Unterstützer für die effiziente Entscheidungsfindung ebenso wie für repetitive Aufgaben, die im Zuge des Fachkräftemangels aufgefangen werden können.“

Im Überblick: Datenservice Öffentlicher Einkauf
Der Datenservice Öffentlicher Einkauf ist eine Kombination verschiedenen Komponenten. Neben den drei bereits ausgerollten Komponenten, dem Vermittlungsdienst, dem Bekanntmachungsservice (BKMS) und dem eSender-Hub, wurden zum 25. Oktober 2023 noch die beiden weiteren Komponenten Self-Service-Portal und Redaktionssystem integriert:

Vermittlungsdienst: Dieser Dienst nimmt Auftrags- und Vergabebekanntmachungen von allen Vergabeplattformen im Format eForms-DE entgegen. Dieses Format basiert auf den Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 nach der ab dem 25. Oktober 2023 alle oberschwelligen Bekanntmachungen im eForms-DE Format über den Datenservice an den europaweiten Tenders Electronic Daily (TED) einzureichen sind. Die oberschwelligen Bekanntmachungen werden vom Vermittlungsdienst validiert und an den eSender-Hub übermittelt. Unterschwellige Vergaben werden nach der Validierung direkt an den Bekanntmachungsservice im Ausgangsformat eForms-DE übertragen. Der Vermittlungsdienst wurde im Rahmen des EfA-Umsetzungsprojekts „Vergabe“ der Freien Hansestadt Bremen umgesetzt.

eSender-Hub: Als zentrale Stelle für die Kommunikation mit dem europaweiten Tenders Electronic Daily (TED) dient der eSender-Hub zur Veröffentlichung von EU-weiten Ausschreibungen. Er konvertiert die Bekanntmachung vom eForms-DE in das notwendige eForms EU-Format und übermittelt diese an TED. Nach erfolgreicher Prüfung durch den TED werden die Bekanntmachungen im Format eForms-DE an den Bekanntmachungsservice übermittelt. Der eSender-Hub wurde im Rahmen des EfA-Umsetzungsprojekts „Vergabe“ der Freien Hansestadt Bremen umgesetzt.

Bekanntmachungsservice: Dieser Service ist die zentrale Anlaufstelle um Ausschreibungen auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene zu suchen und zu finden. Er bündelt Ausschreibungsdaten verschiedener Vergabeplattformen und wird fortlaufend erweitert. Zusätzlich kann über eine Open-Data-Schnittstelle auf diese Daten zugegriffen werden. Seit Anfang 2023 ist u. a. die e-Vergabe-Plattform des Bundes über den Vermittlungsdienst an den Bekanntmachungsservice angeschlossen, womit tausende öffentliche Ausschreibungen zugänglich gemacht werden. Der Bekanntmachungsservice ist über www.oeffentlichevergabe.de frei zugänglich.

Self-Service-Portal und Redaktionssystem: Die beiden Komponenten ergänzen den Datenservice Öffentlicher Einkauf, dienen zur manuellen Erfassung von Bekanntmachungen, zur Erleichterung der Anbindung und Statusnachverfolgung von Bekanntmachungen. Dadurch werden weitere gesetzliche und Endanwender-Anforderungen komfortabel umgesetzt.

Weiterführende Informationen finden Sie unter Datenservice Öffentlicher Einkauf.

Quelle: Beschaffungsamts des BMI (BeschA)